書類管理の話

2020年12月23日

コラムカテゴリ：ビジネス

オフィス家具を新しくしたい。就活に来た学生に見られても恥ずかしくないオフィスを創りたい。レイアウトを変更し、気分一新して執務できる環境を創りたい等々。色々なご希望を聞く機会があります。勿論、クライアントの頭に描かれている空間イメージをどう具現化するかというのも私たちの大きなミッションですが、その前に限られたスペースを如何に広く確保出来るかというのも重要なポイントです。そこで最初に目を付けるのは書類管理です。

今回はその書類管理について注目すべき点を幾つか纏めてみました。

● 書類の保存期間
今期・前期・前々期・・・ときちんと整理整頓され、期が変わるごとに保存場所でスライドされ、保存期間満了の書類を適切に処分されているのかの管理状態の確認。

● 閲覧の頻度、保管場所の適性（データアクセス）
其々の部署が使用している書類の保管場所。その中でどれぐらいの頻度で閲覧するのか時系列で仕分けをする。原則閲覧回数が多い書類を近い場所に置く。

● その書類が本当に必要かどうかの判断（断捨離）
この断捨離をする際に難しいのは、「残す」と判断した書類を紙媒体で残すのか、データに変換して残すのかも鑑みながら作業して行きます。この作業でおおよその事業所様は今までの書類保管量が大幅に削減されます。

● 書類の重要性（セキュリティーレベル）
書類ごとにセキュリティーレベルを決め、閲覧履歴を取る書類、鍵付きの書庫に入れる書類、誰もが閲覧できる書類、と管理方法をおおよそ3段階程度に分けます。組織によっては取締役、管理職、リーダー、ワーカー等職責別に閲覧段階を決める企業もあります。

以上、業種により多少の違いはあると思いますが、上記のようにルールを決めて適切に書類の管理・運営を行う事でスムーズなデスクワークの実現が図れます。年末大掃除や決算時などの機会に一度書類管理の現状を見直されては如何でしょうか。