社員の仕事の進め方が、個人それぞれのやり方でマチマチな状況であるため、業務にムラやムダ、そしてムリが発生して、業務に非効率が発生してるのではないか・・・という相談を受けました。
また、社内で構築された標準的な業務の仕様書などもあるものの、まったく使われていないので活用できるものにしていきたい。
そこで、現状把握をしてみると、社員それぞれのやり方で、何十年もの間、進められてきたことから、ムラが発生して、それが原因で業務品質にバラツキが発生して、ムダが発生し、その結果、ムリにつながっているというケースもみられました。
その問題を解決するため、標準業務体系を構築し、効率的な業務基準、仕様、手順書整備を図ることで業務効率化と標準化を進めました。

【クライアント企業プロフィール】
●事業内容…建築物・建築設備・構築物・外構施設などの保守、清掃、警備業務の請負など
●資本金…9,000万円
●従業員数…約700名
●事業所構成…本社および全国15拠点

【取締役のお悩み】
社員の仕事の進め方が、個人それぞれのやり方でマチマチな状況であるため、業務にムラやムダ、そしてムリが発生して、業務に非効率が発生してるのではないか・・・という疑問がある。
これまで活用してきた標準的な業務の仕様書などもまとめたが、まったく活用されていない。
それらも活用しながら、効率的な業務体系を構築し、それを全社的に標準化したい。

■当社の取り組み
●調査方法
各拠点の個別ヒアリング
●対象
工場施設・オフィスビルなど10拠点
担当者・・・部長職・課長職・担当者
●調査項目
現状業務、体制と役割分担、困っていること、要望など

■洗い出した問題点(要約ポイント)
・全社的な業務体系はあるものの整備しきれていない
・そのために各部署間と各部署内の業務領域と役割分担が不明確
・各担当者ごとに個別の方法になっている(業務品質にバラツキがある)
・そのため業務に非効率が発生している拠点がある

■実施した対策
・標準業務体系を再構築(業務内容を大分類、中分類、小分類に整理して、部署と担当者の役割分担を明確化)
・標準業務の仕様を構築(業務規程と業務手順、様式の整備・・・業務内容の見える化=全員で共通の方法を共有化)
・遵守すべきルールと手順を見える化
・誰がどの業務しても、高い業務品質を維持して継続していくことができる体制を構築

■得られた成果
・全社的な業務体系を再構築によって、全社員で全社業務の共通認識を持つことができた
・各部署の業務領域と役割分担を明確化することで、各部署の責任範囲が共有できた
・各業務の標準化による個人ごとのマチマチな業務の統一化を図ることで、一定レベルの業務品質維持と業務効率の向上(無駄な経費削減)を図ることができた
・各業務の標準化による教育体系の構築によって、社員教育(OJT中心)の効果的かつ効率的な実施につながった(組織活性化)
・業務品質向上による付帯サービスの提案展開によって、新たなサービスの新規受注の増加につながった
＜例＞資産管理提案と新規受注　など