マイベストプロ大阪
西雄一

可能性や魅力を引き出すキャリアコンサルタント

西雄一(にしゆういち) / キャリアコンサルタント

合同会社WTE

お電話での
お問い合わせ
050-3743-2430

コラム

話を短くする方法

2021年2月13日 公開 / 2021年2月16日更新

テーマ:コミュニケーション

コラムカテゴリ:ビジネス

コラムキーワード: キャリアコンサルティングチームビルディングリーダーシップ スキル



部長の話が長い・・・。
こんな時、どうすればよいのでしょうか?
一体どのようにすれば、「話を短く」できるのでしょうか?

(1) 「話が長い」と指摘してあげる


相手の話が長い時には、相手が話し終えてから「あなたの話は長いですね」と指摘してあげてください。
指摘されない限り、話している本人は「長い」とは自覚していません。
たとえ自覚していても、周りが指摘しないならば「私の話の長さはOK」と認識するだけです。

しかし、相手が「上司」や「先輩」であった場合、「部長(先輩)の話は長いですね」と指摘しづらいことはありませんか。

(2) 指摘しないの〇〇ができていないからです!


そもそも「あいつ、話が長いな」と思っていても、声に出して指摘しないのであれば、相手の話の長さは改善しません。
上司や先輩の話が長くても、立場上「話が長い」と指摘できないのはなぜですか?

それは、〇〇ができていないからです。

1. 自分と相手との信頼関係ができていない
2. チームビルディングができていない=お互いを認め合っていない
3. 「時間の価値」に対する優先順位が低い

まずは、こんなチームに所属している自分や環境を改善することから始めましょう。
そして、「時間の価値」の優先順位を高めることです。

(3) 時間の価値の優先順位を意識する


「5分で説明してください」に対して15分で説明を終えた場合、説明する側ははっきり言って「下手」です。
「説明する側の15分」=「聴く側の15分」です。相手の15分を奪っているということを、説明する側は痛感しなければなりません。

例えば、月給が30万円、週5日、1日8時間、1か月で20日間勤務としてください。
30万円÷20日間÷8時間=1875円(時給)です。
さらに、1875円÷60分=31.25円(分給)です。
31.25円×15分=468.75円です。

つまり、説明する側の15分は聴く側にとって468.75円かかっていることになります。
5分で終わる説明を、10分余計に話すということは、約312円無駄にしていることになります。

(4) 話さなくても通じるんです

話す側は「とにかく話せば分かる」と考えているのかもしれませんね。
そのため、やたらと話す。
話すということは、それだけ情報を伝えているということになります。
情報量が多ければ多いほど、そして筋道が立っていないほど、聴いている側は情報を処理できなくなります。

そもそも「話す」ことをやめませんか?
これは無口になるということではありません。
「話す内容を絞る」ということです。話す内容を絞ることで、聴き手側は「あれ?もうちょっと詳しく聴きたいな」と思うようになります。
その時には、5分経過した後の「質疑応答」を利用すればよいだけです。

ただし、質疑応答での「質問の質」が問題です。
・質問が出ない場合
 (解釈1)質問が出ないほど、全員が納得した
 (解釈2)質問が出ない=参加者の意識が低い
・質問が出る場合
 (解釈1)説明したにもかかわらず、説明した内容そのものの質問が出る=説明が下手
 (解釈2)説明したことに派生する関連した質問=説明が上手で聴き手を惹きつけている
 (解釈3)説明した内容とはまるで見当違いの質問=質問する側の意図が不明

(5) 説明の順番を考える

説明の順番は2通りあります。これは聴く側のレベルで使い分けましょう。
(パターン1)結論→理由→対策→今後の課題
 この場合は、聴く側がある程度「事情を知っている」「判断力がある」場合です。
 すでに全員で何かのプロジェクトに取り組んでいて、プロジェクトリーダーがプロジェクトメンバーに説明する場合に有効です。
(パターン2)背景の説明→課題→対策
 この場合は、聴く側の多くが「事情を知らない」場合です。事情を知らない以上は、背景の説明が必要です。
 ただし、背景の説明もできるだけ簡略化して話してください。小さく説明して、徐々にイメージを共有していくことが重要です。

(6) 事前に徹底的に練習してシミュレーションをする

 説明する側が是非やっておくべことは、事前練習です。
 説明できるかどうかはスキルの問題です。練習すれば上達します。
 練習する場合は、必ず聴き手役を用意してください。
 そして、想定される質疑についても入念なほどシミュレーションすることが重要です。
 たった5分の説明でも、リハーサルには十分な時間をかけてください。

 えっ?そんな時間はとれないって?
 
 その場合は、時間の使い方について再考しましょう!

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
●合同会社WTE(代表)西 雄一
(Mail)info@west-t-edu.com
(Tel)050-3743-2430
☆新刊『話さない伝え方』発売中!
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

この記事を書いたプロ

西雄一

可能性や魅力を引き出すキャリアコンサルタント

西雄一(合同会社WTE)

Share

関連するコラム

西雄一プロのコンテンツ