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藤原剛

豊富な経歴、経験をもつ会計・財務・法務のプロ

藤原剛(ふじわらつよし)

行政書士藤原法務事務所

コラム

白色申告者の帳簿作成・保存の義務化と記帳業務のアウトソーシング

2013年10月2日

はじめまして、マイベストプロ長崎登録プロで行政書士・ファイナンシャルプランナーの藤原剛です。
長崎の皆さんの問題解決や夢実現を全力でお手伝いして、たくさんの方を笑顔にしていきたいと思っておりますので、今後ともよろしくお願い致します。

今回は、白色申告の方の記帳義務化と記帳代行サービスについてお話したいと思います。

平成26年1月より、今まで帳簿作成・保存義務がなかった、一定所得額以下の白色申告の事業者である全ての方(所得税の申告不要の方を含む)に帳簿作成・保存義務が課されることとなっています。(簡易な方法による記帳も一応認められています。)

しかし、今まで会計記帳を全くされたことのない事業者の皆さんが、いきなり記帳業務を行うのは非常に大変なことだと思われます。

その理由として次のようなことが考えられます。

①ある程度の簿記会計の知識が必要となるため、それらを学ぶための時間と費用が必要となる

②事業者ご本人に知識や時間がないため、新たに記帳業務の担当事務員を雇用すると、人件費の増加により 営業利益が減少する。

③事務員を新規採用すると、ケースによっては長期間採用のリスクが発生する。

④会計ソフトやパソコンの購入などの導入費用が発生する。

以上のような不利益を回避しながら、事業経営の効率化を図るために、記帳業務のアウトソーシングである「記帳代行サービス」の利用を検討してみてはいかがでしょうか?

記帳業務を外部委託するメリットはいろいろありますので、詳しくは次の機会にご説明したいと思いますが、やはりまず直接的メリットは、経費の肥大化防止でしょう。

サービス提供業者にもよりますが、新たに会計ソフトやパソコンを導入したり、事務員を雇用するよりも、記帳代行を利用した方がトータルの出費が少なく済み、コスト面で有利な場合が多いようです。

ただし、外部委託にはデメリットもありますので、利用を検討される場合は、自社の状況を分析し、業務に詳しい専門家に相談するなど、十分な情報収集と検討を実施するよう心がけて下さい。

次に、委託業者を選定する際にチェックする点についてご説明したいと思います。
細かい点まで考えるときりがありませんので、最低限チェックしておきたいポイントだけ挙げてみます。

①業務の範囲:こちらのニーズにマッチしているか?付随サービスの確認など

②入力担当者の能力・経験等:実際に入力を担当する人の能力・経験・人間性など

③情報漏洩のリスク:データの移動・管理方法、データアクセス可能人数など

④契約期間・解約・料金体系などの主な契約条件:中途解約の可否・違約金、料金の算定方法など

とにかく第一に「信頼できる業者」を選ぶようにしましょう。そのためには、「低料金だから」など安易な理由で決定せず、納得いくまで説明を受け、こちらの要望をしっかり伝えたうえで、相手の対応の仕方などを見極めてから契約することが大切です。

最後に委託業者の種別ごとのメリット、デメリットを挙げてみたいと思います。
(これらは、あくまでも私個人の個人的見解です。)

①記帳代行サービス提供一般企業
メリット
(1)比較的低料金でサービスを受けられるところが多い。
(2)全国対応可能な業者もあり、地域が限定されないので、選択肢が広い。

デメリット
(1)対応が画一的になりがちで、個別ニーズに合わせた対応が難しいことがある。
(2)遠隔地の場合、担当者の顔が見えにくい。
(3)知識や能力が十分でない業者に依頼してしまうと、後日にトラブルとなることがある。
(4)帳簿作成から派生する業務について、法令の制限で依頼できないことがある。
 例)税務申告、議事録作成、建設業の決算変更届・経営事項審査など

②行政書士・税理士・社会保険労務士などの士業事務所
メリット
(1)企業法務、会計税務、社会保険等の専門家なので、後日にトラブルとなることが少ない。
(2)決算時の議事録作成、決算変更届・経営事項審査、税務申告、社会保険関係手続きなど、法令の制限が ある附随サービスでも、希望があれば受けられる。
(3)顧問契約を締結すれば、法務・税務相談なども可能となる。
(4)専門的な情報の提供を得やすい。

デメリット
(1)顧問契約等、料金が割高となるケースがある。
(2)記帳代行サービスを提供していない事務所もある。
(3)地域密着型の事務所が多く、選択肢が狭くなりがちである。

以上、業者の種別ごとのメリット、デメリットとして思いつくところを挙げてみました。

わたし個人としておすすめしたいのは、皆さんのニーズにあったサービスを、「できるだけ提携業者を使わず、なるべく一社で提供できる事業者」を選択することです。その方が業務効率、コスト、リスクの面で有利だからです。

また税務申告については、青色申告・白色申告を問わず、個人事業者の方は、記帳業務のみ外部委託を利用して、申告書の作成・提出はご自身でされることをおすすめします。
なぜなら、記帳業務がしっかりできていれば、よっぽど規模が大きく処理が複雑な事業者でない限り(通常、規模が大きく処理が複雑な事業者なら法人化していると思われます)、申告書の作成はそれほど難しくないからです。
現在は、インターネット上で、申告書を簡単に作成・印刷することもできますので、費用節約のためにも是非これらを利用したいものです。

今回のコラムは、主に記帳業務のアウトソーシングについてお話しました。
当コラムを読んで、自社の会計・記帳業務の見直しについて相談したいという方がいらっしゃれば、お気軽にご連絡下さい。

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