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伊藤彰規

中小企業の現場が抱える問題を社員目線で解決を目指すプロ

伊藤彰規(いとうあきのり) / 企業顧問

株式会社未来いいじま

コラム

中小企業におけるIT導入の進め方

2021年6月1日

テーマ:中小企業における現状

コラムカテゴリ:ビジネス

コラムキーワード: ITマネジメント業務効率化 ツール生産性向上 取り組み

昨今、世間ではIoTだとかRPAだとかDXなどというIT化推進の言葉が目白押しです
大手企業ではこうした取組を社内の情報システム部門などを活用し取組が進められています
では、中小企業ではどうかというと、なかなか進んでいないのが現状ではないでしょうか?
人の問題、投資費用の問題、などの問題があり、なかなか簡単に踏み切れていないように感じます
自分自身も、大手製造会社の情報システム部門にいたときはいろいろな角度でのIT化という物に取り組んできましたが、
退職後多くの中小企業を見てきた中では、決してIT化が満足に進んでいるようには思えませんでした

中小企業といえど、パソコンは導入されており、いろいろな帳票の作成やデータ管理、などに使われています。
ところがよく見てみると、あちこちに同じような帳票やデータがあり、またそれらの整合性が上手く取れていないと言う実態を多々見てきました
そうしたことがなぜ起きているかというと、パソコンの使い方は現場の人に任されており、そこでは思いつきのようにいろいろな物が作られていると言う現実でした
これではパソコンはおもちゃに近いだけで、決してパソコンそのものの特性を生かした、効率の良い使われ方をしているとは言えないと思います

さらによく見ていくと、とにかく今ある仕事の効率を上げるという目的で、手作業をパソコンに置き換えているだけというケースが多いように感じました

本来IT導入の効果は、ITを導入することで仕事の効率を上げていく、仕事の精度を上げていくと言うことにあると思います
今やっている手作業をパソコンに置き換えるだけで本当に効果が上がるでしょうか?
前述したように、それだとあちこちに同じような表やデータが出来、挙げ句の果てにはどれが合っているのか分からない、と言う問題を生みます。パソコンを使えば簡単にできるので、こうした類似品が量産されていきます

また、EXCELなどの表計算システムは誰でも使いこなせる点は良いのですが、やっていくうちにレベルが上がり、自動計算やマクロなどの機能が組み込まれてきます
確かに何でも出来るのですが、最後は結局作った人しか分からず、簡単にメンテナンスができなくなります
ましてやその方が退職される物ならもうお手上げで、また新たに次の物を作り出すというサイクルが生まれています

もう一つ感じることは比較的パソコンが古いと言うことがあります
長年使い続けてきたパソコンには多くのデータが入っており、更新するにしてもどこへどう相談すれば良いか分からず、結局使い続けていると言う現状です
古いパソコンはご存じのようにスピードは遅く、またセキュリティ面に対しても脆弱になっているケースが多くあります
それでも移行する事なく使用されています
これだと帳票を作ったりするときに時間がかかり、本当に効率が良いと言えるでしょうか・・・

多くの中小企業様とお付き合いをさせて頂く中でこうした問題に直面してきました
こうした場合、提案していくのはまず現場の改善から始めましょうと言うことです
現場には数多くのムダがあります。ただそれに気づいていないケースが多いと言えます
重要なことはこうした無駄を省くための現場改善をまず行うことが非常に重要だと言うことです
見積作成から受注、設計、生産、加工組立、出荷に至るまでの業務洗い出しを行い、どこにムダがあるかと言うことを議論することが重要です
その上で効率の良い業務フローに置き換え、その後役割に応じたパソコン(IT)の活用を進めるというのが最も効果的なIT導入と言えます
自分が経験してきた会社も同じ取組を行い、それなりの効果を出してきています
言葉を換えれば、ITに関する投資を最小限にし、できるだけ大きい効果を出す事に成功しています
会社様によって製造形態が異なると言うことはありますが、同じ考え方で進めていくのは可能だと感じています

IoTだRPAだDXだと言葉に惑わされる事は必要ないと思います
最も効率よくEXCELのマクロをつければ立派なPRAだし、現場のデータを一元管理出来るようにするだけでも立派なIoTの活用と言えると思います。
まずはそこからスタートするのが良いのではないかと感じています

次回は見積から出荷までの業務で取り組んできた内容についてまた書いていきたいと思います

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