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田邉朋子

ISOコンサルティングとリスクマネジメントのプロ

田邉朋子(たなべともこ)

株式会社アール・エム・アイ

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コラム

■ISOが形骸化してるなと思ったら その2

2018年12月13日

テーマ:ISO・5S

9001と14001の2015年版改訂支援のご依頼が多かった昨年、一番感じ
たことは、2代目・3代目の管理責任者・事務局の方が、今作成して
いる記録類や運用している基準が決まった「そもそもの目的」を知ら
ないため「この記録やめたいけどやめていいのかわからない」「この
基準を変更したいけど変更していいのかわからない」状況で運用され
ているということです。

記録類は、周知徹底がしっかりできているので、何も言わなくても漏
れなく記録されて、事務局に上がってきますが、「どうも必要性を感
じない。でも審査の時は審査員さんが確認しているので、やめると何
か言われそう・・・。」

運用基準は、「現状に合わないとの声を聞くけれど、一つ変えると影
響を受けることがありそうだし、影響の範囲がわからないし・・・。」
などなど。

初代から2代目へ、2代目から3代目へと運用を引き継ぐときに、この
記録で状況を確認しよう、この基準で運用しようと決めた目的の引継
ぎができていないと、仕組みの時間はとまったままとなり、現状から
取り残されてしまいます。

現状をうまく回すための仕組みの時間が止まっているのですから、役に
立つはずがありません。
仕組みの時間を止めないためにも、定期的なメンテナンスを行ってくだ
さい。

ISOマネジメントシステムはP(計画)-D(実行)-C(計画と実行の差を確認)-
A(方針の実現に向けてステップを上がる目標を決める)のスパイラルア
ップの仕組みを採用しています。

記録は「思うように実行できているかどうか」実行した結果を検証する
ために存在しています。
すでに「思うように実行でき、効果もだしていて、定着している」活動
は記録を残して検証するステージを卒業しているのかもしれません。

「この記録必要?」と疑問に感じたら、その記録で管理している活動は
監視しなくてもいいレベルに成長しているのかもしれません。

いまどのレベルにいるのか、引き続き監視が必要かを内部監査で検証し
てみてください。
そして、スパイラルアップの見直しをされるときには、「何のために、
どんな監視をするか(どんな記録をとるか)」記録を取るための目的を
必ず決めて、その経緯を記録してください。内部監査で検討されるとき
は、内部監査報告書に記録してください。そうすると、次の担当者へ
の申し送り状になります。

運用基準は、理想基準と実現可能基準の間で調整されることがあります。
やりにくいと感じるということは、理想基準が設定されているけれど
理想と現実可能の差異が大きすぎるときと、基準が設定当時の現実可
能基準になっていて、当時と今の差が大きすぎるときが考えられます。

今最適な運用基準はどのレベルなのか、変更したらどれくらいの影響が
でるのかを内部監査で確認してください。
「今回の内部監査は○○の運用基準改善をテーマとします。」と設定さ
れ、各部門でチェックされ、目的を達成できる運用基準にリニューアル
してみてください。

会社の設備・道具のメンテナンスをするように、ISOマネジメントシス
テムも定期的なメンテナンスが必要です。
ISOマネジメントシステムの動きが悪いと感じたら、内部監査でメンテ
ナンスしましょう!

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