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コラム

複数のWord/Excel文書をまとめてPDFに

各種ソフトウェア

2014年9月4日

WordやExcelで作成した複数の文書ファイルを、一括でPDFに変換したいという需要はわりとあるようです。
それも、できれば無料で何とかしたい。

以前に、Adobe Acrobatを使った一括変換方法を書いたことがあるのですが、Acrobatを持っていない人にとっては最初の段階でコストになってしまいます。

そこで、無料ツールを使って2つ以上のファイルを個別のPDFに変換する方法をあげてみます。
使用するのは、CubeSoftという会社から提供されている、「無料PDF作成・変換フリーソフトCubePDF」です。

以下、CubePDFがインストールされているという前提で進めます。

1.WordやExcelなど、変換したいファイルのあるアプリケーションを立ち上げます。
※WordとExcelの両方で複数のファイルを一括してPDFにしたい場合も、WordはWord、ExcelはExcelで別の作業になります。ここでは、Wordの場合を例にとりあげます。

2.新規文書を開きます。([Ctrl]+[N]キーを押すと簡単です。)
※立ち上げ時に新規文書が開いている人は、ここは飛ばしてください。

3.何も文字を入力する必要はないので、印刷するときと同じ手順で印刷のダイアログを表示します。
印刷ダイアログ

4.プリンタ名の欄で「CubePDF」を選択し、「閉じる」ボタンを押します。
※プリンタ名の選択を変更すると「キャンセル」ボタンが「閉じる」ボタンに変わります。
この段階で、OKを押さずに「閉じる」を押すことがポイントです。

5.Wordはそのままにして、ファイルエクスプローラーで、変換したいファイルを指定します。
ファイルを選択

指定したいファイルのうち、エクスプローラー上で一番上にあるファイルを最初に選択し、[Shift]キーを押しながら一番下にあるファイルを選択すると、その範囲内にあるすべてのファイルが選択されます。
一方、1つのファイルを選択した状態で、[Ctrl]キーを押しながら次のファイルを選択すると、1つずつ追加で選択していくことができます。

6.マウスの右ボタンをクリックしてプルダウンメニューを表示し、「印刷」を選択します。
右ボタンで印刷を選ぶ
これで、CubePDFが自動で指定したファイルを開いて、PDF変換していく過程に入ります。

7.最初にCubePDFの変換のダイアログが出ます。
Wordの画面が最大化されていたり、他にアプリケーションが立ち上がっていたりするとダイアログが裏に隠れて見えないことがありますが、その場合はタスクバーにあるCubePDFをクリックすると表に出てきます。
タスクバー

8.CubePDFの変換ダイアログで保存場所を指定し、変換ボタンを押します。
CubePDFの変換ダイアログ
残りのファイルも順に同じ変換ダイアログが出てきますので、「変換」ボタンを押していきます。
ファイルの場所は、一度指定すれば、以後は同じところになります。

なお、この方法では1つずつファイルを開いていきますので、あまり多すぎるとコンピューターの負荷になるかもしれません。多数のファイルをPDFにしたいときは、適度にわけるほうが良いと思います。


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