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中丸博幸

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中丸博幸(なかまるひろゆき)

中丸実用パソコン教室 合資会社 イー・アイ・プラン

コラム

書類作成のご指導例です。

2012年6月7日 / 2012年6月8日更新

書類作成のご指導例です。


●ご指導前
あるA団体に対する1枚の書類を作成。

これを B団体へ、C団体へ、・・・・

異なるのは 以下のような情報。
・団体名
・担当者
・書類作成日
・その他

A団体向けの書類を元に 異なる部分を書き換えて作成。


さらに、各団体へは数カ月間、異なる書類を順次段階を踏んで作成して送付。
これも 異なる部分だけを団体向けに書き換えて書類作成。

これらの書き換え作業を総合すると、
1団体向けに作成する書類が十種類、
およそ100団体、 千回も 同様の書き換え作業をしていました。
くたびれますね。
エクセルとワードの両方を用いて書類毎にファイルを作成しており、迷うことも少なからずあり、間違った書類を送ってしまうこともあったようです。


●ご指導後
一つのエクセルのファイルにまとめ、
団体ごとに異なる決まった情報は 1つのシートに入力し、
ほとんどの書類をエクセルの各シートに配置、
1シートの入力により、できる限り他のシートの書類は自動的に完成するようにしました。

上記の 「同様の書き換え作業」は 10分の1、
ファイルの数も 10分の1になり、仕事の効率アップ、ミスの削減となりました。

ついでに集計や文章表現の変更も自動化。

これで 本来の仕事にもっと集中できますね。


これらは エクセルの数式・関数を知っていればできることです。
現状の問題を認識して、仕事を改善しましょう。

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