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坂口哲哉

安心をつくる保険のプロ

坂口哲哉(さかぐちてつや)

アネシス

コラム

いよいよ始まるマイナンバー(法人編)

2015年12月3日

マイナンバー制度導入に際して会社として対応すること
今回は法人のご担当者がマイナンバーに取り組むときのポイントをお伝えいたします。


制度の導入に際して人事労務担当者(小零細企業の場合は社長、個人事業主)が行うことは、
回収・登録・保管・運用の4つがあります。
それぞれ実施するまでに準備が必要で、計画的なスケジュールを組むことが重要です。

①回収及び登録について(本人確認の実施)
マイナンバーの通知が開始されたら、社員・パート・アルバイト・契約社員・期間工等のマイナンバーを回収し、登録しなければなりません。まず通知が開始になる前に社員・パート・アルバイト・契約社員・期間工等に対する当該マイナンバー制度の説明を行う必要があります。そして通知カードと身元確認証の提出を呼びかけます。学生のアルバイトなどを多く雇う企業は、地方出身の学生は住民票を移していないことが多く、番号通知カードは住民票記載の住所に送られるため、学生の手元にはないケースも予想されます。また、近年は、運転免許証を持たない学生も増え、身分証明書と番号通知カードをそろえてもらうのに、予想以上の手間がかかりそうです。加えて、マイナンバーを把握できない場合、国税庁はその経緯を保存するよう求めており、企業の負担はさらに増えることになります。企業規模が大きいほど、回収・登録には手間ひまがかかりますので、事前に対応するフロー、ルールを用意しておく必要があります。
②保管及び運用について
回収登録が済んだら、利用に向けてマイナンバーを保管、運用していきます。マイナンバーは特定個人情報にあたるので、情報漏えい時には個人情報保護法、番号法によって厳しく罰せられます。因って、情報漏えいリスク対策としては、個人情報とマイナンバーを切り分けて管理する必要があります。また、書類にマイナンバーの記載が必須となるので現在使用している人事給与システムの改修も必要になる可能性があります。以上の点より、セキュリティ環境の見直しは大きなプロジェクトになるので、多大な手間及び費用がかかることが予想されます。
マイナンバーの回収と登録の詳細

番号確認書類
下記のいずれか1つの番号確認書類
●通知カード ●個人番号カード(平成28年1月以降)●個人番号が記載された「住民票」の写し ●個人番号が記載された「住民票記載事項証明書」
※基本、対面での確認が望ましいが、郵送の場合は、表記書類、または、表記書類の写しの提出を求めること。※社員等の扶養親族の本人確認については、第3号被保険者の届出以外は不要。
身元確認書類
下記のいずれか1つの番号確認書類
○個人番号カード(平成28年1月以降)
○運転免許証・運転経歴証明書・旅券(パスポート)身体障害者手帳
・在留カード・特別永住者証明書 等
上記の身元確認書類を有してない場合(有している場合は、上記で確認すること)
下記のいずれか2つの身元確認書類
○健康保険被保険者証・年金手帳・児童扶養手当証書・特別児童扶養手当証書
○国税・地方税・社会保険料の納税証明書または公共料金の領収書
○印鑑登録証明書・住民票の写し・住民票記載事項証明書・戸籍の附票の写し(謄本もしくは抄本でも可)・母子健康手帳
○源泉徴収票・支払通知書・特定口座年間取引報告書 等

その他の対応 就業規則変更の対応
□採用時の提出書類に個人番号カードの写し、もしくは、通知 カードの写しの提出を追加
□服務規律として、会社による個人番号、並びに、本人確認等の際の協力義務を追加
□懲戒事由において、特定個人情報ファイル及びデータ等の漏えいを追加

以上がマイナンバー導入の概略となります。
「税と社会保障の一体化」が目的の制度です。法人の社会保険未加入問題や、生命保険の保障や損害保険の賠償責任部分にも大きく関係する社会制度です。慎重に見守りたいです。

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