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毛受誉子

うつ病から企業を守るメンタルヘルスカウンセラー

毛受誉子(めんじょうたかこ)

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コラム

ビジネスコミュニケーションの基本!業務効率をUPし社内の人間関係も良好に②『連絡』

2017年6月9日

ビジネスコミュニケーションの基本として、「報告・連絡・相談」はとても大切です。その中から今回は「連絡」について報告との違いや、伝える時のポイントや留意点などを紹介します。

☆連絡とは・・・
仕事上で発生した様々な情報について、関係する人たちに事実を伝えること。
☆留意点・・・
① 要点を整理してから結論を明確に簡潔に伝える。
(一つの案件についてばらばらと何度も情報を伝えない)
② 伝える必要のある関係者を的確に判断し、全員にできる限り同じタイミングで行う。
③ あいまいな表現は避け、日付や時間の数字などもしっかりと伝える。
④ 最初伝えた内容に変更がある場合は、早急に変更の連絡を入れる。
⑤ ケースや相手によって伝える方法(電話・メール・直接)を工夫する。
☆「報告」と「連絡」の違い・・・
報告は、完了したもの(完了形)
連絡は、これからの予定や情報(現在進行形・未来形)

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連絡では、あくまで事実を周知することです。自分がどう思ったとか、何を感じたかなどの主観的な感想や考えは必要ではなく、基本的には事実情報を関係者に知らせる作業だということです。

どんな仕事でも一人だけでは進めることはできません。社内・社外の周囲のたくさんの人たちと協力し合いながら進めていく必要があるものです。だからこそ、報告・連絡を適切に実践することは重要なのです。そうした日々のコミュニケーションを通じて、お互いが持っている現状の事実情報をしっかり伝えることで、仕事を共有でき、勘違い、思い違いをなくして質の高い仕事を達成していけるのです。

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